Three tips from Excel that will facilitate the vida

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Hay dos typos de personas, las que aman Excel y las que todavía no lo conocen tanto. Perdón por empezar siendo tan categorico, pero es que de veras pienso, desde hace ya mucho tiempo, que las hojas de cálculo son el tipo de aplicación más útil que existent. Y no, esto no es un alegato en contra del restaurant: text processors, data bases, audio and video editing software, collection managers… the list of software types that consider sensational are muy, muy larga, pero si tuviera que quedarme solo con uno (más el navegador web, vale, lo admito), creo que la elección sería Excel.

Hace ya unos años, Satya Nadella, CEO of Microsoft, confirmed that Excel is the best product of Microsoft ever creado, una declaración bastante osada si tenemos en cuenta toda la historia de la compañía, pero también una señal bastante clara de the importance that is granted in Redmond to the hoja de cálculo que fue capaz de destronar a Lotus 1-2-3, del mismo modo que Word lo hizo con WordPerfect (que quizá te sorprendas al saber que todavía existent y se comercializa por Corel), convirtiendo así a Microsoft Office en el principal (aunque no único, claro) exponente de las solutions ofimáticas.

Excel is an application that pretends to offer an incountable number of options pero, al tiempo, resultar amigable para prácticamente todo tipo de usuarios, a return that in general cumple con bastante soltura. Without embargo, esto da lugar a que bastantes functions sean desconocidas por muchos usuarios, que recurren à medios alternativos y menos prácticos para obtention results that, in reality, están mucho más alcance de la mano.

If you are a usuario pro de Excel, you are fairly probable that there are conozcas algunas o todas, pero en caso contrario, Confío en que encuentres entre estos tres trucos de Excelthat in reality no son sino a minimum part of the enormous quantity of functions with the cuenta el que, tanto para Satya Nadella como para mí, es el best producto de Microsoft hasta la fecha.

Obtener tablas desde una web

Una operacion relatively común al trabajar con Excel consists of trasladar a libro los datos de una tabla publicada en Internet. Lo más común, si esta es pequeña, es transcribe los valores manually. Sin embargo, a poco que su tamaño crezca, lo más habitual, lo que se suele ver casi siempre, es copy (Control + C) the tabla en la web de origen y, posteriormente, pegarla en Excel (Control +V), aunque on many occasions los datos no se peguen bien, se puedan perder algunos, etcetera, lo que obliga a una puntillosa revision y edición manual a posteriori.

La buena noticia es que, en realidad, Excel cuenta con una herramienta para importar datos desde la web, con la que podrás llevar à cabo estas operations de manera mucho más sencilla. Veámoslo with an example:

Imagina que quieres un documento de Excel con las tablas de los elements de la tabla periódica. Una búsqueda en Internet te lleva à Wikipedia que, como esperabas, cuenta con dicha información (puedes encontrar las tablas agrupadas por su estado natural en la parte baja del artículo).

Well, copy the URL of the page with the table that you want to go to Excel, see the application there, see the table for your destiny, select “Datos” in the superior menu, and continue pincha in “ De la web”, so that a new dialog identified as “De web” is taken.

En el recuadro de la parte central del mismo pega la URL de la página de origen de los datos y, a continuation, pincha en el botón “Aceptar”. As a continuation, if you are the first to obtain data from this origin, you will be prompted to know which type of access you will need. Dado que hablamos de una web pública, podrás dejarlo en el modo por defecto, anónimo, y proseguir. Entonces Excel empezará a analizar la página web que has elegido y, al concluir, te mostrará una ventana como esta:

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Como puedes ver, en la parte izquierda se muestran todas las tablas encontradas en esa página y, si seleccionas cualquiera de ellas, se mostrará una vista previa de la misma a la derecha:

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As you can find, on the list of tablas of the web, you will find a selector in which you can indicate if you want to import more from a tabla. De ser así márcalo y, de ese modo, podrás escoger todas las que desees.

If you want to make changes in the modo in which you import the data, by clicking on the button “Transform data” you will find an editor in which you can define the changes. Pero si no quieres aplicar cambios, si quieres traerlos desde la web hasta Excel tal y como están, simplye haz click en el botón “Cargar” y ¡voila!, ya tendrás los imported data en tu hoja de Excel, junto con un conjunto de herramientas that you ofrecerán múltiples related functions con dicha importación:

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Fijar columnas or filas

Excel permite trabajar con tablas grandes, muy grandes, monstrosamente grandees e inhumanamente grandes. Y por norma general, cualquier tabla que se precie tiene encabezados en la fila superior y entradas que se defined en la primera columna y se déarrollan en las siguientes. El problema es que, por norma general, la vista de Excel no contempla que la primera fila nor la primera columna deban permanecer siempre visible. Y esto, in muchos casos, translates into that our desplazamos constantly a la izquierda y a la parte superior de las tablas para confirmar que estamos editando la celda correcta. Wrong.

Pongamos que estás trabajando en una tabla como ésta (no te preocupes, los datos que se muestran en la misma no son reales, han sido generados de manera aleatoria en GenerateData):

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At the moment in which things have descended to the inferior registers, the encabezados that indicate that type of date will turn into cada columna dejarán de estar visible. Y if you move a la derecha, verás más datos de cada registro, pero perderás de vista el number that you allowe identificar a que persona corresponds cada dato:

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Para acabar con este problema, tan solo tendrás que ir, en el menú superior, al apartado “Datos” y, cuando se muestren las options del mismo, hacer click en “Inmovilizar”, de modo que se muestre el menú

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Como ya habrás deducido, tan solo tendrás que seleccionar la segunda o la tercera entrada del mismo, en función de lo que quieras que se muestre permanently (solo se puede escoger una de las dos) y, de ese modo, ya podrás moverte por toda la hoja sin perder de vista los encabezados o los datos de la primera columna.

¿Y qué ocurre si no quieres elegir entre fila o columna, sino mantener siempre visible ambas? No te preocupes, también hay una solución. In order to employ the function of inmobilizar, verás that in el mismo recuadro de functions se encuentra también “Dividir”. Haz click en ella, y en ese momento verás como la vista de la hoja is divided into four sections:

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Pon entonces el puntero del ratón justo en el la divisoria de los cuatro cuadrantes, de modo que su aspecto pase a ser el de un cursor con cuatro puntas, haz click y arrastra hasta que la división se vea así:

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Haz click entonces en cualquiera de las celdas del cuadrante central y ya podrás moverte por alla la hoja sin perer de vista neither la primera fila nor la primera columna del documento.

Cambiar los datos de eje

In ocasiones, cuando empezamos a diseñar una tabla en Excel oa añadir datos, no tenemos del todo clara la organization de los mismos, es decir, cómo los queremos organize horizontal y verticalmente. Esto da lugar, si no tenemos en cuenta la evolución que puede tener dicho documento a medida que vaya creciendo, a que en un determinado momento veamos que nos equivocamos. Go to verlo con un ejemplo.

Imagina que eres presidente de tu comunidad (que ya lo siento por ti en tal caso) y que creas un documento para llevar el control de pago de los vecinos de la comunidad. In a primer moment, you because lo más práctico es poner las viviendas en la primera columna, y que los pagos (o la falta de los mismos) is recorded in las siguientes. The final result sería algo así:

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Así visto tiene buena pinta… el problema es que, a medida que vaya pasando el tiempo y se añadan nuevos meses, el resultado será bastante peor, ¿no?

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No, no pieces to think about in copiando los datos a una nueva hoja con la orientación adecuada, ese sería un proceso bastante pesado y en el que es relativamente sencillo cometer errors. No te preocupes, Excel cuenta con una función específica para transponder los datos. To select all of the data for the orientation required to modify and press Control + C to copy the windows portapeles.

A continuation situa el puntero del ratón en el lugar donde quieres pegarlos (en la esquina superior izquierda del rango de celdas para tal fin) ya con la nueva orientación, haz click en dicha celda con el botón derecho del ratón, haz click en la entrada “Pegado especial” del menú contextual y, en la ventana que se mostrará

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Asegúrate de marcar la entrada “Transponder”, y haz click en “Aceptar”. De este modo, de manera automática, se copiarán los datos, ya con la nueva orientación:

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